وب سایت حقوقی ماتیکان

/ English /


بخشنامه قوه قضائیه در مورد اصلاحیه آیین نامه اجرایی بند الف ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران

فصل - اول - تعاریف
- ماده - 1 - پرونده قضایی : پرونده قضایی مذکور در ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی کشور که در این آیین نامه « قانون » نامیده میشود شامل کلیه پرونده های مدنی ، جزایی و امور حسبی است که در دادسرا ها و دادگاه های عمومی و انقلاب ، انتظامی قضات ، نظامی ، ویژه روحانیت ، دادگاه تجدیدنظر ، محکمه عالی انتظامی قضات ، دیوان عالی کشور دیوان عدالت اداری و سازمان تعزیرات حکومتی رسیدگی و منتهی به اتخاذ تصمیم نهایی و صدور رای گردیده و مختومه شده است .
  - تبصره - 1 - پرونده های شورا های حل اختلاف نیز مشمول مقررات این آیین نامه خواهد بود .
- ماده - 3 - بایگانی قطعی : بایگانی قطعی موردنظر قانون همان بایگانی راکد پرونده هایی است که منتهی به صدور حکم یا قرار قطعی گردیده و حسب مورد مختومه شده است ، تاریخ مختومه شدن پرونده شروع بایگانی قطعی محسوب میشود . پرونده های قضایی در موارد زیر مختومه تلقی و با دستور مقام صالح بایگانی خواهند شد :
  - بند - 4 - پرونده هایی که منجر به صدور قرار نهایی و قطعی گردیده است .
  - بند - 3 - پرونده هایی که منجر به حکم برائت ، بی حقی ، بطلان دعوی و مانند آن گردیده است .
  - بند - 1 - پرونده هایی که منتهی به اجرای کامل حکم شده است .
  - بند - 5 - پرونده هایی که موضوع آن تامین دلیل یا دستور موقت است ، پس از اتمام اقدامات قانونی لازم .
  - بند - 2 - پرونده هایی که موضوع آن مشمول مرور زمان گردیده و یا به هر علتی قرار موقوفی اجرای حکم صادر شده است .
  - بند - 6 - سایر پرونده ها به تشخیص هیات مذکور در ماده 8 این آیین نامه .
- ماده - 2 - اسناد و اوراق پرونده های قضایی که نگهداری آن ها ضروری میباشد . اسناد و اوراق مذکور در قانون شامل احکام ، قرار ها ، تصمیمات و دستور های قضایی ، تحقیقات و معاینات محلی و نیز هرگونه سند ، مدرک و صورتجلسات ، دفاتر ، گزارش ها فرم مشخصات پرونده ، فرم مخصوص بایگانی راکد و مانند آن هاست که مورد استناد طرفین پرونده واقع گردیده یا در اتخاذ تصمیم توسط مراجع قضایی مؤثر بوده و نگهداری سوابق آن ها و تبدیل به اسناد الکترونیکی به تشخیص هیات مذکور در ماده 8 ، این آیین نامه ضروری باشد .
  - تبصره - 1 - علاوه بر موارد فوق هیات مزبور میتواند با توجه به نوع ، اهمیت دعوی یا شکایت ، خواسته ، خواهان ، عنوان جرم ، طرفین پرونده ، زمان و مکان رسیدگی ، ارزش قضایی و مانند آن ها ، نگهداری سوابق اوراق و اسناد پرونده قضایی و تبدیل آن به سند الکترونیکی را ضروری تشخیص دهد .
فصل - دوم - مقدمات :
- ماده - 4 - مدیر دفتر مرجع قضایی یا جانشین وی موظف است مشخصات پرونده ای را که دستور بایگانی قطعی آن توسط قاضی صادر گردیده حداکثر ظرف یک هفته در « فرم مشخصات پرونده » درج نموده همراه پرونده در مقابل اخذ رسید به بایگانی راکد مربوط تحویل دهد .
  - تبصره - 1 - در شعب دادسرا منشی شعبه یا جانشین وی وظایف مدیر دفتر مرجع قضایی را به عهده خواهد داشت .
  - تبصره - 2 - « فرم مشخصات پرونده » که توسط اداره اسناد و بایگانی راکد قوه قضاییه تهیه و در اختیار مراجع قضایی قرار خواهد گرفت ، متضمن نکات زیر میباشد :
    - بند - 1 - مشخصات پرونده :
      - بند - الف - مدنی است یا کیفری یا امور حسبی .
      - بند - ه - تاریخ مختومه شدن پرونده .
      - بند - د - تاریخ تشکیل پرونده .
      - بند - ب - موضوع پرونده .
      - بند - و - تعداد اوراق پرونده .
      - بند - ج - کلاسه پرونده .
    - بند - 3 - مرجع یا مراجع رسیدگی کننده ، نظیر دادسرا ، دادگاه بدوی حقوقی یا جزایی ، دادگاه تجدیدنظر ، دیوان عالی کشور و غیره .
    - بند - 4 - نتیجه رسیدگی :
      - بند - ج - علت مختومه شدن اعم از اجرای کامل حکم ، قطعیت حکم برائت یا قرار ، مرور زمان و غیره .
      - بند - الف - حکم یا قرار و غیره و موضوع آن .
      - بند - ب - شماره و تاریخ حکم یا قرار و غیره .
    - بند - 5 - ذکر ضمائم پرونده و سایر مشخصات که درج آن ضروری است .
    - بند - 6 - درجه اهمیت پرونده از لحاظ ضروری یا غیر ضروری بودن مطابق اصلاحیه این آیین نامه و دستورالعمل آن و سایر اوضاع و احوال پرونده .
    - بند - 2 - مشخصات طرفین پرونده : اعم از خواهان و خوانده یا شاکی و متشاکی .
    - بند - 7 - مشخصات تنظیم کننده فرم مذکور و تایید کننده آن . فرم مشخصات پرونده باید در سه نسخه به نحو کامل و دقیق و خوانا تنظیم گردد ، یک نسخه در دفتر شعبه دادسرا یا دادگاه یا سایر مراجع قضایی مربوط نگهداری و دو نسخه دیگر به پیوست پرونده به بایگانی راکد ارسال شود . مسئولان مراجع رسیدگی کننده موظفند از تاریخ ابلاغ اصلاحیه آیین نامه نسبت به تکمیل فرم مزبور اقدام نمایند .
  - تبصره - 4 - پرونده هایی که منتهی به محکومیت های مشروط ، معلق و مانند آن گردیده اند تا پایان موعد تعیین شده در دادنامه ، در دفتر مرجع قضایی نگهداری و سپس برای ارسال آن ها به بایگانی راکد اقدام خواهد شد .
  - تبصره - 3 - برای پرونده های مختومه غیر ضروری که پیش از تاریخ اصلاحیه آیین نامه به بایگانی های راکد سپرده شده اند ، نیازی به تکمیل فرم مذکور نیست .
- ماده - 5 - به دستور قاضی مربوط قبل از ارسال پرونده به بایگانی راکد کلیه اسناد ، وثایق و دستورات قضایی به شرح زیر باید تعیین تکلیف و رفع اثر شود :
  - بند - 3 - دستور ورود به منزل یا تفتیش آن .
  - بند - 7 - دستور انسداد حساب بانکی .
  - بند - 1 - دستور احضار یا جلب .
  - بند - 4 - وثایق و تامین خواسته .
  - بند - 2 - قرار ممنوعیت خروج از کشور .
  - بند - 6 - اموال یا اشیا مرتبط با پرونده .
  - بند - 5 - اسناد ، قبوض یا وجوه نقدی .
  - بند - 9 - سایر موارد به تشخیص قاضی مربوط .
  - بند - 8 - دستور ممنوعیت از معامله نقل و انتقال .
- ماده - 7 - قاضی مربوط باید نظارت کافی بر اجرای صحیح مواد 4، 5 و 6 این آیین نامه و دستورالعمل آن را داشته باشد .
- ماده - 6 - مسئول بایگانی راکد موظف است از تحویل گرفتن پرونده هایی که فاقد فرم مشخصات پرونده میباشند ، خودداری نماید .
فصل - سوم - فرایند تشخیص ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده های قضایی .
- ماده - 9 - اعضای هیات تشخیص مرکزی عبارتند از :
  - بند - 4 - معاون حقوقی و توسعه قضایی قوه قضاییه ( دبیر هیات ).
  - بند - 3 - وزیر دادگستری .
  - بند - 7 - رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران .
  - تبصره - 1 - دعوت از سایر مسؤولان و صاحب نظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره با موافقت اکثر اعضای هیات بلامانع است .
  - بند - 2 - دادستان کل کشور .
  - بند - 6 - رییس سازمان قضایی نیرو های مسلح .
  - بند - 1 - رییس دیوان عالی کشور ( رییس هیات ).
  - بند - 5 - معاون اداری مالی قوه قضاییه .
- ماده - 8 - به منظور برنامه ریزی ، سیاستگذاری و نظارت بر اجرای کامل این آیین نامه ، هیاتی به عنوان « هیات تشخیص دهنده ضرورت نگهداری سوابق اسناد و اوراق پرونده های قضایی و تبدیل آن ها به اسناد الکترونیکی و امحا » که در این آیین نامه « هیات تشخیص مرکزی » نامیده میشود ، تشکیل خواهد شد .
  - تبصره - 1 - مصوبات این هیات پس از تنفیذ رییس قوه قضاییه لازم الاجرا خواهد بود .
- ماده - 10 - به منظور تسهیل و تسریع اجرای این آیین نامه و اجرای وظایف مربوط به هیات تشخیص مرکزی در استان ها ، هیاتی با عنوان « هیات تشخیص استانی » با شرکت مقامات ذیل در مراکز استان تشکیل میگردد :
  - بند - 2 - دادستانی شهرستان مرکزی استان یا معاون وی .
  - بند - 3 - نماینده سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی .
  - بند - 1 - رییس کل دادگستری استان یا معاون وی ( رییس هیات ).
  - بند - 5 - رییس سازمان قضایی نیرو های مسلح استان یا معاون وی .
  - بند - 6 - مسؤول حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان یا معاون وی .
  - تبصره - 1 - دعوت از سایر مسؤولان و صاحب نظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره بلامانع است .
  - بند - 4 - رییس اداره اسناد و بایگانی راکد دادگستری استان ( به عنوان دبیر هیات )
- ماده - 11 - جلسات هیات تشخیص مرکزی و استانی با حضور اکثر اعضا رسمی و نظر اکثریت حاضر معتبر خواهد بود .
- ماده - 12 - مدیران بایگانی راکد مراجع قضایی و شبه قضایی پس از وصول پرونده نسبت به تکمیل ردیف مخصوص بایگانی راکد در فرم مشخصات پرونده اقدام می نمایند .
- ماده - 13 - ردیف مخصوص بایگانی راکد دارای موارد زیر میباشد :
  - بند - 3 - تاریخ و شماره ارسال به مرجع درخواست کننده .
  - بند - 1 - تاریخ تحویل پرونده به بایگانی راکد
  - بند - 5 - تاریخ انقضا مدت نگهداری .
  - تبصره - 2 - در صورتی که پرونده های بایگانی راکد توسط مراجع قضایی مورد استناد و مطالبه قرار گیرد ، بند های 3 و 4 تکمیل میگردد .
  - بند - 4 - تاریخ و شماره بازگشت از مرجع درخواست کننده .
  - تبصره - 1 - نحوه چیدمان پرونده ها در بایگانی راکد براساس شماره ردیف مسلسلی و در صورت امکان ، با ذکر دقیق شماره قفسه ، سالن و ساختمان بایگانی خواهد بود .
  - بند - 2 - شماره ردیف ، قفسه و سالن بایگانی .
  - بند - 6 - تاریخ تعیین تکلیف نهایی .
  - تبصره - 3 - پس از وصول پرونده به بایگانی راکد زمان دقیق نگهداری اعم از امحا یا انتقال طبق دستورالعمل در بند 5 قید و تاریخ اقدام عملی در این خصوص در بند 6 ذکر میگردد .
  - بند - 7 - نام و نام خانوادگی مسئول بایگانی راکد .
- ماده - 15 - تشخیص نهایی ضروری و آرشیوی بودن پرونده های قضایی به عهده هیات تشخیص مرکزی و با هماهنگی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی است . این هیات ضوابط و معیار های تشخیص پرونده های ضروری و مهم و ملی را طی دستورالعملی مشخص ، به مراجع قضایی اعلام خواهد نمود .
- ماده - 14 - هیات تشخیص استان وظیفه آموزش و نظارت کامل بر عملکرد واحد های قضایی و شبه قضایی و کارشناسان منتخب آن ها منطبق با مفاد این آیین نامه و دستورالعمل آن و دستور های هیات تشخیص مرکزی برعهده خواهد داشت .
  - تبصره - 2 - در صورت ابهام و بروز موارد استثنایی که قابل تطبیق با مقررات قانون ، آیین نامه و دستورالعمل آن نباشد نظر هیات تشخیص مرکزی استعلام خواهد شد .
  - تبصره - 1 - در صورت تردید در ضرورت نگهداری سابقه اسناد و اوراق پرونده قضایی یا عدم آن اصل بر ضرورت نگهداری سابقه و تبدیل به اسناد الکترونیکی است .
فصل - پنجم - امحای پرونده ها :
- ماده - 19 - معاونت اداری و مالی قوه قضاییه موظف است اعتبار موردنیاز برای اجرای این آیین نامه را در ردیف بودجه قوه قضاییه تامین نماید .
- ماده - 20 - مسئولیت حسن اجرای این دستورالعمل با هیات تشخیص مرکزی و روسای کل دادگستری استان ها میباشد . این آیین نامه اصلاحی در 20 ماده و 16 تبصره در تاریخ 31/4/1388 به تصویب رییس قوه قضاییه رسید .
- ماده - 18 - در مورد پرونده های غیر ضروری پس از انقضا مواعد مقرر در دستورالعمل به پیشنهاد رییس حوزه قضایی و موافقت رییس کل دادگستری استان و نسبت به سایر مراجع قضایی و شبه قضایی با پیشنهاد مدیر یا مسؤول بایگانی راکد و موافقت بالاترین مقام آن مرجع ضمن تکمیل فرم رایانه ای پرونده های مختومه غیر ضروری حاوی کلاسه پرونده و مشخصات طرفین موضوع . شماره ، تاریخ دادنامه و نتیجه رسیدگی ( شامل حکم و قرار ) و ورود آن در سیستم رایانه ، امحا پرونده ها توسط مسؤول بایگانی راکد مربوطه با نظارت نماینده مراجع قضایی و شبه قضایی ، مسؤول حفاظت و اطلاعات دادگستری استان یا نماینده وی و نماینده تام الاختیار سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران انجام خواهد شد .
  - تبصره - 1 - علاوه بر پرونده های ضروری در مورد سایر پرونده های آماده امحا نیز چنانچه سازمان اسناد و کتابخانه ملی آمادگی خود را جهت تحویل و انتقال به سازمان اعلام نماید باید پرونده های مورد درخواست به جای امحا تحویل آن سازمان شود . در صورتی که سازمان ظرف 2 ماه از تاریخ مقرر جهت امحا نسبت به انتقال پرونده های غیر ضروری اقدام ننماید طبق ماده 18 نسبت به امحا آن ها اقدام خواهد شد .
فصل - چهارم - تبدیل اسناد و اوراق پرونده های قضایی که نگهداری آن ها ضروری است به اسناد الکترونیکی :
- ماده - 17 - کلیه پرونده های ضروری که از تاریخ ابلاغ اصلاحیه آیین نامه و دستورالعمل به بایگانی راکد و اصل میشوند ، می بایستی حداکثر ظرف یک ماه پس از تکمیل ردیف مربوطه طبق مفاد آیین نامه و دستورالعمل به اسناد الکترونیکی تبدیل شوند .
- ماده - 16 - پس از تکمیل قسمت مخصوص بایگانی راکد در فرم مشخصات پرونده توسط مدیر و کارشناسان اداره اسناد و بایگانی راکد در مورد پرونده های ضرورری و تایید مسئول مراجع قضایی و شبه قضایی یا کارشناس منتخب آن ها پرونده در بایگانی راکد ثبت خواهد شد .